stawa o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym z dnia 31 stycznia 2019 r. (Dz. U.z 2019 r.poz.303) przez Sejm została uchwalona 31 stycznia br, następnie 1 lutego bez poprawek przyjęta przez Senat. Program inaczej nazywany „matczyna emerytura” rozpoczął swoją egzystencję w środowisku świadczeń wypłacanych przez rząd od 1 marca 2019 roku.

Ustawa o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym, ma na celu uhonorowanie i docenienie okresu wychowywania dzieci. Podstawowym celem regulacji jest zapewnienie środków utrzymania osobom, które zrezygnowały z zatrudnienia lub go nie podjęły ze względu na wychowywanie dzieci w rodzinach wielodzietnych. Założeniem ustawy było podkreślenie ważnej z punktu widzenia rozwoju kraju funkcji społecznej, pełnionej przez rodziców, w większości kobiet, związaną z wychowaniem dzieci.

Jak podkreśla Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w uzasadnieniu do projektu ustawy, ustawa jest realizacją zapowiedzi Premiera Mateusza Morawieckiego w części dotyczącej uhonorowania osób, które wychowały co najmniej czworo dzieci i z tytułu długoletniego zajmowania się potomstwem nie wypracowały emerytury w wysokości odpowiadającej co najmniej kwocie najniższej emerytury. Regulacja ta docenia trud wychowawczy rodziców w rodzinach wielodzietnych, przewidując zapewnienie określonych środków, po osiągnięciu odpowiedniego wieku. Proponuje się przyznanie świadczeń osobom, które urodziły i wychowały bądź wychowały co najmniej czworo dzieci i nie nabyły prawa do emerytury lub też ich emerytura wypłacana przez organ rentowy jest niższa od najniższej emerytury.

Świadczenie uzupełniające Mama 4+ , może być przyznane matce, która urodziła i wychowała lub wychowała co najmniej czworo dzieci, ale również z tego świadczenia może skorzystać ojciec, który wychował co najmniej czworo dzieci, w przypadku śmierci matki dzieci albo porzucenia dzieci przez matkę lub w przypadku długotrwałego zaprzestania wychowywania dzieci przez matkę. O świadczenia mogą się też ubiegać kobiety, które wychowały dzieci współmałżonka, dzieci przysposobione lub wychowywane w ramach rodziny zastępczej z wyjątkiem rodziny zawodowej. Wiek jaki trzeba osiągnąć aby świadczenie mogło zostać przyznane to dla kobiety 60 lat, dla mężczyzny 65 lat i tylko w przypadku kiedy nie posiada się dochodu zapewniającego niezbędne środki do utrzymania. Niezbędne środki do utrzymania to kwota, wynosząca nie więcej niż najniższa gwarantowana emerytura, od 1 marca to 1100 zł brutto i taka jest kwota świadczenia na dzisiejszy dzień. Jeśli ktoś ma dochody niższe, – dostanie wyrównanie do 1100 zł. Matka lub ojciec muszą mieć miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w trakcie jego pobierania. Jednakże ze świadczenia mogą skorzystać również cudzoziemcy legalnie przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, którzy spełniają wszystkie ustawowe warunku.

Aby wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bądź do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, tylko te dwie instytucje są władne do wydania decyzji o przyznaniu świadczenia, należy złożyć wniosek który zawiera dane osoby ubiegającej się o świadczeni, żądanie wnioskodawcy i formę wypłaty świadczenia. Do wniosku należy dołączyć akty urodzenia dzieci lub orzeczenia sądu o powierzeniu sprawowania pieczy zastępczej nad dzieckiem, informację o numerach PESEL dzieci oraz oświadczenie o sytuacji osobistej, rodzinnej, majątkowej i materialnej oraz innych okolicznościach, w tym miejscu należy nadmienić że za składanie fałszywego oświadczenia grozi odpowiedzialność karna.

Przyznanie prawa do świadczenia lub odmowa przyznania prawa do świadczenia następuje w drodze decyzji. Od decyzji przyznającej prawo do świadczenia oraz od decyzji odmawiającej przyznania prawa do świadczenia stronie przysługuje prawo do wniesienia do organu, który wydał decyzję, wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Organ może odmówić przyznania świadczenie w przypadku :

1. pozbawienie władzy rodzicielskiej przez sąd
2. ograniczenie władzy rodzicielskiej
3. umieszczenie dziecka lub dzieci w pieczy zastępczej
4. długotrwałego zaprzestania wychowywania dzieci

Świadczenie nie przysługuje osobie która :

1. jest tymczasowo aresztowanie lub pozbawienie wolności
2. ma ustalone prawo do emerytury lub renty w wysokości co najmniej najniższej emerytury

Osoba, której przyznano prawo do świadczenia, jest obowiązana do informowania organu rentowego o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczenia lub wysokość wypłacanego świadczenia i przedkładania żądanych środków dowodowych.

Świadczenie finansowane ze środków budżetu państwa są pewnego rodzaju podziękowaniem i zabezpieczeniem za trud w wychowaniu dzieci w rodzinach wielodzietnych gdzie często kobieta, matka zrezygnowała z kariery zawodowej na rzecz wychowania dzieci.

PROWADZENIE AKT PRACOWNICZYCH – ZMIANY W PRZEPISACH OD 1.01.2019r.

W związku z wejściem w życie z dniem 1.01.2019 r. nowych przepisów dotyczących akt pracowniczych w poniższym artykule przedstawię zasady określające prowadzenie akt pracowniczych. W dalszej części skupię się na omówieniu przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza następujące zmiany dotyczące powstania nowej części D akt osobowych.

NOWA CZĘŚĆ „D” AKT OSOBOWYCH

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej zwanego dalej rozporządzeniem, jedną ze zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie dodatkowej części do akt osobowych, tj. części D, która zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Z uwagi na specyfikę części D, Ustawodawca przewidział w tym przypadku możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło bądź na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej, lub np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Zgodnie rozporządzeniem, dokumenty które znajdują się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Pisma dotyczące pierwszej kary przechowuje się w części D1, kolejne odpowiednio D2, D3 itd. Dokumenty w każdej części muszą być ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane, a wykaz tych dokumentów musi dotyczyć każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

CZEŚĆ „A” AKT OSOBOWYCH

Zgodnie z rozporządzeniem w części A przechowuje się oświadczenia albo dokumenty które dotyczą danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na lekarskie badania i orzeczenia lekarskie które dotyczą wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (zgodnie z art. 229 § 1, pkt 1, 1(1) i 1(2) Kodeksu pracy).

Gromadzenie i przechowywanie takich oświadczeń i dokumentów dotyczyć będzie przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z kandydatem ubiegającym się o zatrudnienie.

Art. 229. [Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie]

§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem § 1(1), podlegają:

1)osoby przyjmowane do pracy;

(…)

§ 1(1). Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;

2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

§ 1(2). Przepis § 1(1) pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.

Omawianie rozporządzenie nie zawiera katalogu dokumentów, które pracodawca miałby przechowywać w części A akt osobowych, ale w związku z praktyką wynikającą z przepisów, które obowiązywały do 31.12.2018, w tej części nadal będą przechowywane dokumenty które potwierdzają kwalifikacje oraz doświadczenie pracownika, takie jak: świadectwo lub świadectwa pracy, dyplom lub świadectwo ukończonej szkoły oraz dokument zawierający dane osobowe pracownika.

Dokumentem tym może też być kwestionariusz osobowy (jak miało to miejsce do 31.12.2018) lub oświadczenie w postaci kwestionariusza, które zawiera dane osobowe, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie zgodnie art. 22(1) Kodeksu pracy.

Przepisy wskazują, że można nadal posługiwać się obowiązującymi do 31.12.2018 pomocniczymi wzorami kwestionariuszy, ale dostosowując je do nowych przepisów. Natomiast po wejściu w życie zmian, zamieszczonych w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, ww. dokumenty lub oświadczenia będą obejmowały dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, których katalog zostanie zmodyfikowany na mocy tej ustawy (projektowany art. 22(1) – 22(1b)).

Art. 4. W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608 i 1629) wprowadza się następujące zmiany:

1) art. 22(1) otrzymuje brzmienie:

„Art. 22(1). § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. datę urodzenia;

3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4. wykształcenie;

5. kwalifikacje zawodowe;

6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4. 4) wykształcenie i i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Ustawodawca wyraźnie bowiem wskazuje, że w części A akt osobowych należy przechowywać nie tylko orzeczenia lekarskie, ale także skierowania na badania lekarskie w przypadku osób:

• przyjmowanych kandydatów do pracy, (w przypadku takim konieczne jest wykonanie wstępnych badań lekarskich i przedłożenie do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie; pracodawca przechowuje również egzemplarz skierowania do wykonania tych badań lekarskich),

• przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po wygaśnięciu lub rozwiązaniu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; ( w przypadku takim, nie ma konieczności ponownego kierowania pracownika do wykonania wstępnych badań lekarskich, a w części A akt osobowych, bez zmian, przechowuje się uzyskane uprzednio przez pracownika aktualne orzeczenie lekarskie i skierowanie do wykonania badań lekarskich),

• przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po wygaśnięciu lub rozwiązaniu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, (w przypadku takim, pracownik przedkłada do nowego pracodawcy – aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zakładu pracy, które wykonał w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich oraz skierowanie do wykonania tych badań),

• przyjmowanych do pracy, ale pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (w przypadku takim, pracownik przedkłada do nowego pracodawcy – aktualne orzeczenie lekarskie, które wykonał w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich z zakładu pracy, w którym jest równolegle zatrudniony oraz skierowanie do wykonania tych badań).

Zasada minimalizacji danych w art. 5 ust. 1 lit c. rozporządzenia 2016/679 (RODO), mówi aby w aktach osobowych pracownika przechowywać kopie tylko tych dokumentów, które będą istotne dla realizacji uprawnień lub obowiązków pracownika albo pracodawcy (np. kopie świadectwa pracy celem ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego), a nie wszystkie (nie ma bowiem podstaw do gromadzenia np. kopii dowodu osobistego pracownika, tym bardziej, iż dochodzi w ten sposób do przetwarzania wizerunku pracownika).

CZĘŚĆ „B” AKT OSOBOWYCH

Część B zawiera oświadczenia albo dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• dokumenty lub oświadczenia dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (oświadczenia takie będą mogły mieć postać dotychczasowych, zaktualizowanych kwestionariuszy lub oświadczenia pracownika, w którym pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy),

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – również potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w formie tej określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138) )np. pismo informujące o dodatkowych uprawnieniach z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pismo informujące o dodatku za uciążliwe warunki pracy; ).
  W części B akt osobowych musi się znaleźć:
  

• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

  – z treścią regulaminu pracy (art. 104(3) § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

• – z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(4) § 3 Kodeksu pracy),

• – z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.

• potwierdzenie poinformowania pracownika:

• – o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 Kodeksu pracy),

• – o warunkach zatrudnienia (art. 29(1) § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 Kodeksu pracy), (w przypadku delegacji pracownika do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc),

• – o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),(jeżeli w zakładzie pracy jest zastosowany monitoring poczty elektronicznej lub monitoring wizyjny),

• – o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (zgodnie art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

• – potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
  

• Ponadto w części B akt osobowych muszą się znaleźć:

• dokumenty które potwierdzają ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków płacy lub pracy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 Kodeksu pracy),

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane z uzupełnianiem lub zdobywaniem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182(1e) Kodeksu pracy),

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186(7) Kodeksu pracy),

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189(1) Kodeksu pracy),

• Art. 189(1). [Zakaz kumulacji uprawnień związanych z rodzicielstwem]

• Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 186(7) § 1 i art. 188 może korzystać jedno z nich.

Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem, w części B akt osobowych mają się znaleźć dokumenty, które potwierdzają przekazanie pracownikowi informacji, których pracodawca jest obowiązany udzielić na mocy przepisów Kodeksu pracy, a także oświadczenia pracowników potwierdzające zapoznanie się z dokumentami, z którymi pracodawca powinien pracownika zapoznać.

Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 Kodeksu pracy),

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

• – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), (w przypadku pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe w trakcie zatrudnienia)

• – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy),

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101(1) § 1 Kodeksu pracy),

• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151(7) § 6 Kodeksu pracy),

• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest bowiem wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi kodeks pracy lub inne przepisy. Wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w części B akt osobowych, w tym również oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych.

W części C akt osobowych muszą się znaleźć:

W części C znajdują się bowiem oświadczenia oraz dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (zgodnie art. 171§ 3 kodeksu pracy),

• kopia wydanego świadectwa pracy,

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101(2) § 1 Kodeksu pracy),

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

AKTA OSOBOWE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie formie – papierowej albo elektronicznej. Dodać należy, że możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wynika z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Art. 1. ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza następujące zmiany do kodeksu pracy w art.94, dodano pkt 9a i 9b, które otrzymują brzmienie:

• 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”

Zgodnie z rozporządzeniem, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 rozporządzenia;

6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4 rozporządzenia;

7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Taki system ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

1. Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Pracowniczą dokumentację prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły spełnione są łącznie następujące warunki:

1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

2. opracowaniu oraz stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Papierowa dokumentacja – odwzorowanie cyfrowe.

Pomimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby w przypadku, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W przypadku takim, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, upoważniona osoba przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, który zapewni czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracodawca pomimo prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, będzie nadal musiał wydawać pracownikowi egzemplarz pisma, np. dotyczący podwyżki.

Pracownik w przypadku takim będzie odbierał dokument od pracodawcy w sposób i w terminie uzgodnionym bezpośrednio z pracodawcą.

W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika, jego pracodawca będzie mógł zniszczyć ten dokument w taki sposób aby uniemożliwić odtworzenie jego treści.

Dla porządkowych celów, praktyką dobrą będzie umieszczenie stosownych zapisów w treści regulaminów pracy, po to aby pracownik nie miał jakichkolwiek wątpliwości w jaki sposób i w jakim terminie powinien odebrać egzemplarz kierowanego pisma do niego.

Ustawodawca wprowadził również zapis o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika. Otóż od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ( Dz. U. 2018r. poz.2369)

2. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. (Dz. U. 2018 poz. 357)

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy,( tekst jednolity Dz.U. 2018 poz. 917)

Ryszard Michalak

Z dniem 9 lipca 2018 roku weszły w życie nowe zasady dotyczące terminów przedawnienia długów.

Skrócenie okresu podstawowego terminu przedawnienia

Najważniejszą zmianą jest nowelizacja przez Ustawodawcę art. 118 k.c. poprzez skrócenie terminu podstawowego przedawnienia do lat 6. Dotąd, czyli do 9 lipca 2018 roku, art. 118 k.c. stanowił, że jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 10 lat. Natomiast roszczenia o okresowe świadczenia oraz roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej nadal przedawniają się bez zmian, czyli po upływie 3 lat.

Również roszczenie orzeczone prawomocnie przez sąd lub organ inny powołany celem rozpoznawania spraw dla danego rodzaju lub też orzeczeniem sądu polubownego, jak również roszczenie orzeczoną ugodą zawartą przed sądem lub sądem polubownym albo ugodą zawartą przed mediatorem oraz zatwierdzoną przez sąd, obecnie przedawnia się z upływem sześciu lat. Jeżeli roszczenie obejmuje jednak świadczenia okresowe, to takie roszczenie o świadczenie okresowe należne w przyszłości od 9 lipca 2018 roku przedawnia się po upływie trzech lat.

Zmiana końca terminu przedawnienia.

Obecnie, począwszy od 9 lipca 2018 roku, koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.

To oznacza, na przykład, że jeżeli roszczenie stało się wymagalne dnia 8 lipca 2018 roku to wg obecnej nowelizacji, koniec terminu przedawnienia przypadać będzie w dniu 31 grudnia 2024 roku.

Jeżeli mamy roszczenie o usunięcie wady lub wymianę sprzedanej rzeczy na rzecz która jest wolna od wad i stało się one wymagalne od dnia 8 lipca 2018 roku, to koniec terminu przedawnienia w tym przypadku przypadać będzie na dzień 8 lipca 2019 roku, gdyż roszczenie takie przedawnia się po upływie roku.

Sąd uwzględnia z urzędu termin przedawnienia

To bardzo ważna zmiana zwłaszcza dla konsumentów bowiem Ustawodawca wprowadził do Kodeksu Cywilnego w art 117 przepis w §2¹ , który określa, że po upływie terminu przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przysługującego przeciwko konsumentowi. To oznacza nic innego jak to, że sąd rozpoznając sprawę przeciwko konsumentowi powinien z urzędu zbadać czy takie roszczenie nie uległo przedawnieniu, zaś w przypadku gdy odpowie twierdząco oddalić powództwo. Dotąd bowiem sąd zajmował się kwestiami przedawnienia, tylko i wyłącznie na zarzut pozwanego, co doprowadzało do patologicznych sytuacji, gdy sąd wydawał wyrok zasądzający pomimo tego, że roszczenie było już dawno przedawnione. Takie sytuacje podważały poczucie sprawiedliwości konsumentów i mocno chwiały pozycją sądu, jako organu rozstrzygającego sprawę.

Nieuwzględnienie terminu przedawnienia

Obecna nowelizacja wprowadza również rozwiązania dosyć kontrowersyjne w zakresie możliwości nieuwzględnienia przez sąd upływu terminu przedawnienia w sporze z konsumentem. Wprowadzony art. 117¹ k.c. bowiem określa, że w wyjątkowych przypadkach sąd może, po rozważeniu interesów obydwu stron, nie uwzględnić upływu terminu przedawnienia roszczenia przysługującego przeciw konsumentowi, jeżeli wymagają tego względy słuszności. Zgodnie z uprawnieniem, o którym mowa w § 1, sąd rozważyć powiniem w szczególności:

1) długość terminu przedawnienia;

2) długość okresu od upływu terminu przedawnienia do chwili dochodzenia roszczenia;

3) charakter okoliczności, które spowodowały niedochodzenie roszczenia przez uprawnionego, w tym wpływ zachowania zobowiązanego na opóźnienie uprawnionego w dochodzeniu roszczenia.

Oznacza to nic innego jak to, że sąd opierając się teraz na względach słuszności będzie mógł nie uwzględnić przedawnienia i w konsekwencji wydać wyrok, który jest zgodny z żądaniem powoda określonym w pozwie.

Przepisy przejściowe

Najważniejsze kwestie nowelizacji Ustawodawca określił w przepisach przejściowych. Co one mówią. Otóż, do roszczeń powstałych przed dniem 9 lipca 2018 r, oraz w tym dniu nieprzedawnionych jeszcze, stosujemy nowe przepisy.

Jeżeli nastąpi sytuacja taka, że termin przedawnienia jest krótszy niż według przepisów dotychczasowych, bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się na nowo z dniem wejścia nowych przepisów tj. z dniem 9 lipca 2018.

Jeżeli jednak przedawnienie, którego bieg terminu rozpoczął się przed dniem wejścia w życie obecnej nowelizacji, nastąpiłoby przy uwzględnieniu terminu dotychczasowego przedawnienia wcześniej (starego), to przedawnienie następuje z upływem tego wcześniejszego terminu.

Obecna nowelizacja rodzi dla sądów obowiązek badania z urzędu czy w rozstrzyganej przez nich sprawie, doszło już do przedawnienia, czy też jeszcze nie.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to zgodnie z ustawą z 4 października 2018 roku podpisaną przez Prezydenta w dniu 19.11.2018r. powszechny program oszczędnościowy, który powstał we współpracy Rady Ministrów, Polskiego Funduszu Rozwoju, organizacji pracodawców oraz związków zawodowych. Nowe przepisy weszły w życie z dniem 1.01.2019r.

Obowiązek zawierania umów o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK) będzie bowiem wprowadzany etapami, a oszczędzanie w PPK będzie dobrowolne. Jest to program dobrowolnego i dodatkowego oszczędzania, który przeznaczony jest według szacunków dla prawie 11,5 mln zatrudnionych w Polsce osób. Zgromadzone środki w PPK będą stanowić własność prywatną ich uczestników.

W 2017 r. Rada Ministrów przyjęła Strategię na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju, której niezwykle kluczowym elementem jest Program Budowy Kapitału, który służyć będzie budowaniu oszczędności Polaków. Jednym z jego najważniejszych filarów będą teraz PPK, tworzone aby systematycznie gromadzić długoterminowe oszczędności przez uczestników z przeznaczeniem na ich wypłatę gdy zakończą swoją aktywność zawodową.

Wprowadzenie tego powszechnego, długoterminowego oszczędzania jest niezbędne, bo jak wynika z Zielonej Księgi Przeglądu Emerytalnego 2016 r. – aż 75% Polaków nie odkłada pieniędzy na swoją starość, podając jako główny i zasadniczy powód brak wystarczających środków na ten cel.

Opracowując system dodatkowego oszczędzania ustawodawca wziął pod uwagę, że w przyszłości wysokość świadczeń emerytalnych dla wielu Polaków może być dalece niewystarczająca (dlatego koniecznym jest dywersyfikowanie dochodów, aby zapewnić Polakom godne życie na emeryturze). Ustawodawca uwzględnił również procesy demograficzne oraz ich oddziaływanie na finansową stabilność Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (z jednej strony maleje jednak liczba urodzeń, a z drugiej strony – wydłuża się średni czas trwania życia, co wpływa istotnie na sytuację finansową FUS).

Od 1 lipca 2019 r. gromadzenie oszczędności w ramach PPK rozpoczną pierwsze grupy pracowników. Środki zgromadzone w programie przez uczestnika PPK zostaną wypłacone mu dopiero po osiągnięciu przez niego 60 roku życia (ten sam wiek dotyczy zarówno kobiet jak i mężczyzn, wprowadzono zgodnie z zasadami równego traktowania w odniesieniu do dobrowolnych systemów zabezpieczeń emerytalnych pracowników). Fundusze które zostaną zgromadzone w PPK będą stanowić własność prywatną uczestników.

W ustawie przewidziano zawieranie dwóch rodzajów umów:

• umowy o zarządzanie PPK (gdzie stronami będą pracodawca i instytucja finansowa),
• umowy o prowadzenie PPK (gdzie stronami będzie pracownik i instytucja finansowa).

Instytucje finansowymi są:

• Powszechne Towarzystwa Emerytalne,
• Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych,
• Pracownicze Towarzystwa Emerytalne,
• Zakłady Ubezpieczeń

Powszechność systemu PPK nakłada na podmioty zatrudniające obowiązek zawierania z instytucją finansową o których wspomniałem powyżej, umowy o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudniają co najmniej jedną osobę (bowiem w imieniu takiej osoby podmiot zatrudniający będzie musiał zawrzeć umowę z instytucją finansową o prowadzenie PPK).

Umowa o zarządzanie PPK będzie zawierana z instytucją finansową w postaci elektronicznej, która pozwoli na utrwalenie treści umowy na nośniku trwałym. Umowa  o prowadzenie PPK będzie zawierana z instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowa powyższa będzie wpisywana do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju SA.

Podmioty zatrudniające pracowników będą tworzyć PPK dla wszystkich osób u nich zatrudnionych (np. pracowników na etacie oraz zleceniobiorców). Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK będzie również wprowadzany stopniowo:

• od 1 lipca 2019 r. dla podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób;

• od 1 stycznia 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób;

• od 1 lipca 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób;

• od 1 stycznia 2021 r. dla pozostałych podmiotów (dla podmiotów zatrudniających poniżej 20 osób) oraz osób zatrudnionych  w jednostkach sektora finansów publicznych.

Każdy pracownik czy zleceniobiorca, zostanie zapisany do programu z automatu, ale będzie mógł też się z niego wycofać – czyli jak zakłada ustawa, oszczędzanie w PPK będzie na zasadach dobrowolności. To oznacza, że uczestnik PPK będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji pisemnej złożonej u pracodawcy.

Ustawa zakłada jednak możliwość ponownego powrotu do programu – co cztery lata podmiot zatrudniający będzie bowiem informował uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownej możliwości dokonywaniu wpłat. To oznacza nic innego jak to, że jeśli uczestnik PPK będzie chciał zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK, to co 4 lata zmuszony będzie składać stosowną deklarację.

Jednocześnie uczestnik PPK, który zrezygnował z udziału w programie, może również w każdym momencie ponownie do niego przystąpić.

Jak będą dokonywane wpłaty?

Wpłaty do PPK będą dokonywane przez pracodawcę oraz uczestnika programu. Podstawowa wpłata do PPK wyniesie 2 proc. wynagrodzenia, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od uczestnika programu oraz 1,5 proc. wynagrodzenia, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od pracodawcy. Uczestnik PPK, którego miesięczne wynagrodzenie uzyskiwane z różnych źródeł zarobkowania, będzie równe lub niższe niż 120 proc. wynagrodzenia minimalnego w danym roku – będzie mógł dokonywać wpłaty podstawowej niższej niż 2 proc., jednakże nie mniejszej niż 0,5 proc. Ta propozycja jest skierowana dla osób najmniej zarabiających.

Pracodawca będzie mógł zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie dodatkowej wpłaty w wysokości do 2,5 proc. To oznacza, że podmiot zatrudniający każdemu pracownikowi będzie dodawał co najmniej 1,5 proc., ale też nie więcej niż 4 proc. (podstawowa wpłata oraz dodatkowa). Uczestnik PPK będzie również mógł zadeklarować wpłatę dodatkową do 2 proc., co łącznie daje maksymalnie 4 proc. (podstawowa wpłata oraz dodatkowa). To oznacza nic innego jak to, że na konto pracownika w PPK mogła będzie wpływać łączna wpłata od 3,5 aż do 8 proc. wynagrodzenia.

Ustawodawca też przewidział sankcje karne. Pracodawca który nie wywiązywać się będzie z obowiązku dokonywania wpłat do PPK podlegać będzie karze grzywny w wysokości od 1000 PLN aż do 1000 000 PLN. Kontrolę nad realizacją obowiązku tworzenia i prowadzenia PPK będzie sprawowana przez Państwową Inspekcję Pracy.

Ustawodawca też przewidział specjalne wsparcie ze strony Państwa Polskiego dla uczestników PPK. Aby zachęcić do rozpoczęcia i kontynuowania oszczędzania ma być jednorazowa „wpłata powitalna” w wysokości 250 PLN dla każdego uczestnika PPK, która zostanie sfinansowana z Funduszu Pracy. Aby zachęcić do systematycznego oszczędzania Polaków, będą również coroczne dopłaty do rachunku uczestnika w PPK.  To w praktyce będzie „dopłata roczna” w wysokości 240 PLN ( oczywiście wypłacona po spełnieniu określonych warunków  w ustawie), która również będzie sfinansowana z Funduszu Pracy.

Każda instytucja finansowa zmuszona będzie zadbać o to, aby zarządzane przez nią środki lokowane mogły być w tzw. funduszach zdefiniowanej daty stosujących odmienne zasady polityki inwestycyjnej uwzględniające również różny wiek uczestników PPK, w liczbie odpowiadającej co najmniej liczbie ograniczeń poziomu ryzyka inwestycyjnego  w zależności od wieku uczestnika (a to oznacza nic innego jak to, że, fundusze zdefiniowanej daty będą swego rodzaju funduszami cyklu życia, które pozwolą na zapewnienie racjonalnego inwestowania zgromadzonych środków, po to aby środki gromadzone w ramach PPK przez uczestników, którzy zbliżają się do 60 roku życia były inwestowane w sposób coraz bardziej bezpieczny).

Fundusze inwestycyjne lub fundusze emerytalne, w których będą bowiem gromadzone środki PPK mogą zainwestować aż do 30 proc. zgromadzonych aktywów w aktywach denominowanych w obcej walucie.

Ustawa mówi, że wynagrodzenie za zarządzanie funduszem inwestycyjnym, funduszem emerytalnym lub subfunduszem, będącymi funduszami zdefiniowanej daty, w których lokowane będą środki gromadzone w PPK, nie będzie być mogło większe niż 0,5 proc. wartości aktywów netto w skali rocznej. Limit całkowity opłat pobieranych przez instytucje finansowe ustawa określa na poziomie do 0,6 proc. wartości aktywów netto takiej instytucji (ale nie więcej niż 0,1 proc. stanowić będzie tzw. opłata za osiągnięcie określonego wyniku inwestycyjnego).

Inne ważne zapisy ustawy.

Do najważniejszych zapisów należy wymienić:

• Uregulowanie kwestii podziału środków w sytuacji rozwodu lub unieważnienia małżeństwa oraz w przypadku śmierci uczestnika PPK (dziedziczenie).
• Wprowadzenie regulacji obejmujących takie zagadnienia, jak rozporządzanie środkami zgromadzonymi w PPK, wypłaty, wypłaty transferowe i zwrot.
• Jeżeli uczestnik PPK gdy osiągnie 60 rok życia, to zdecyduje o wypłacie zgromadzonych środków w proporcji : 25 proc. zostanie mu wypłacone jednorazowo, a pozostałe 75 proc. zostanie mu wypłacone w co najmniej 120 miesięcznych ratach (10 lat).
• Uczestnik programu gdy osiągnie 60 rok życia, to będzie mógł także wnioskować o wypłatę środków zgromadzonych w PPK w formie świadczenia małżeńskiego. Możliwe to będzie, gdy małżonek uczestnika PPK również osiągnie 60 rok życia, a małżonkowie oświadczą wspólnie, że chcą skorzystać w wypłaty w formie świadczenia małżeńskiego. Świadczenie to będzie wypłacane przez 120 miesięcy (ma być bowiem wypłacane małżonkom wspólnie aż do wyczerpania środków). Jednakże w przypadku śmierci jednego z nich, to świadczenie będzie wypłacane drugiemu małżonkowi w dotychczasowej wysokości, aż do wyczerpania zasobów.
• Ponadto – przed osiągnięciem 60 roku życia – można będzie wnioskować o wypłatę do 25 proc. środków w sytuacji poważnego zachorowania pracownika, jego małżonka lub również dziecka. Poważne zachorowanie obejmuje trwałą niezdolność do pracy uprawniającą do otrzymania renty z tytułu niezdolności do pracy (zgodnie z ustawą z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS) oraz wymienione w ustawie poważne stany chorobowe. W przypadkach takich wypłata, w zależności od złożonego wniosku uczestnika, będzie dokonywana albo jednorazowo albo w ratach. Co ważne – nie będzie konieczny również zwrot tych środków.
• Będzie możliwe również jednorazowe, wcześniejsze wypłacenie swoich środków z PPK na np. sfinansowanie wkładu własnego do kredytu np. przy zakupie mieszkania lub domu – z obowiązkiem jego zwrotu w ciągu 15 lat.
• Rząd dokonywać będzie przeglądu funkcjonowania PPK oraz ma obowiązek przedkładania Sejmowi informacji o skutkach jej obowiązywania wraz z propozycjami zmian nie rzadziej niż co 4 lata.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że gdy uczestnik PPK po ukończeniu 60 roku życia rozpocznie wypłatę zgromadzonych środków, to nawet jeśli dalej podejmie pracę, ani składki, ani dopłaty od rządu nie będą już trafiały na jego konto.

mgr Ryszard Michalak

1. Najem okazjonalny, najem instytucjonalny
   oraz najem instytucjonalny z dojściem do prawa własności.
   Najważniejsze różnice pomiędzy umowami.

Ustawa z dnia 20 lipca 2017 r. o Krajowym Zasobie Nieruchomości, która weszła w życie w dniu 11 września 2017 r., wprowadziła nową umowę nazwaną „umową najmu instytucjonalnego”.

Przepisy opisujące tę umowę wprowadzone zostały do Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Od 2010 r. do ustawy o ochronie praw lokatorów, wprowadzono umowę dotyczącą najmu – „umowę najmu okazjonalnego”.

Ustawą o ułatwieniach w przygotowaniu i realizacji inwestycji mieszkaniowych oraz inwestycji towarzyszących z dnia 5.07.2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1496), do ustawy o ochronie praw lokatorów, wprowadzono kolejną umowę dotyczącą najmu – „umowę najmu instytucjonalnego z dojściem do prawa własności ”.

Definicje:

Umową najmu okazjonalnego lokalu, zgodnie z art 19 a ustawy, jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Umową najmu instytucjonalnego lokalu zgodnie z art 19 f ustawy, jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.

Umową najmu instytucjonalnego z dojściem do własności zgodnie z art 19 k ustawy, jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, dla którego została założona księga wieczysta, zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, będącą właścicielem lokalu mieszkalnego, zawierająca zobowiązanie najemcy do nabycia lokalu mieszkalnego będącego przedmiotem tej umowy oraz zobowiązanie wynajmującego do przeniesienia na najemcę prawa własności lokalu mieszkalnego wraz z prawami niezbędnymi do korzystania z tego lokalu najpóźniej w dniu zakończenia umowy najmu po zapłacie ceny za lokal.

Przedmiotem umowy jest zobowiązanie najemcy do nabycia mieszkania a także, zobowiązanie właściciela do przeniesienia prawa własności lokalu mieszkalnego wraz z prawami niezbędnymi do korzystania z tego lokalu najpóźniej w dniu zakończenia najmu, po zapłacie ceny za lokal. Podczas trwania umowy najemca płaci czynsz najmu oraz miesięczną ratę za cenę lokalu mieszkalnego. Roszczenie najemcy jest ujawnione w księdze wieczystej, a jego wpłaty na poczet ceny lokalu zabezpieczone są hipoteką na wypadek, gdyby nie doszło do przeniesienia własności mieszkania.

1. Określenie poszczególnych umów.

Umowa najmu okazjonalnego dotyczy najmu mieszkalnych lokali będących własnością osób fizycznych, nie prowadzących działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Oznacza to, że stroną wynajmującą taki lokal mieszkalny na podstawie umowy najmu okazjonalnego może być tylko i wyłącznie osoba fizyczna. Przedsiębiorca może również korzystać z umowy najmu okazjonalnego, ale tylko w przypadku, gdy nie zajmuje się wynajmowaniem lokali mieszkalnych.

Ponadto należy dodać, że wynajmujący musi być jednocześnie właścicielem lokalu mieszkalnego, który oddaje w najem. Najem okazjonalny nie może być natomiast zawierany przez osoby prawne, jak również jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. fundacje, czy spółki), nawet jeśli nie prowadzą one działalności gospodarczej w zakresie najmu lokali.

Umowę najmu instytucjonalnego oraz umowę najmu instytucjonalnego z dojściem do prawa własności lokalu mieszkalnego mogą zawierać jako wynajmujący, jedynie podmioty procesjonalnie zajmujące się wynajmem lokali, czyli podmioty, które prowadzą w takim zakresie działalność gospodarczą. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, osób prawnych (np. spółek kapitałowych), jak i jednostek organizacyjnych niebędących osobą prawną (np. spółek osobowych).

2. Kto zawiera umowę najmu z pozycji właściciela.

Definicja umowy najmu okazjonalnego wskazuje, że mogą zawierać ją jedynie właściciele lokali mieszkalnych.

Jeśli chodzi o najem instytucjonalny nie znajdziemy tam niniejszego ograniczenia, bowiem w licznych przepisach dotyczących najmu instytucjonalnego ustawa posługuje się pojęciem właściciela (m.in. przepisy dotyczące kaucji zabezpieczającej, pisemnego żądania opróżnienia lokalu). Dlatego należy uznać, że również w przypadku najmu instytucjonalnego, wynajmujący musi być właścicielem lokalu. Jeżeli chodzi o umowę najmu instytucjonalnego z dojściem do prawa własności to zawierać ją mogą jedynie właściciele lokali mieszkalnych dla których założona została księga wieczysta.

3. 3. Forma zawierania poszczególnych umów, oraz oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji i opuszczenia lokalu.

   Umowy najmu okazjonalnego, najmu instytucjonalnego zawierane są w zwykłej formie umowy cywilno – prawnej, do których to umów najemca dostarcza oświadczenia opisane poniżej.

   Natomiast umowę najmu instytucjonalnego z dojściem do własności zawiera się w formie aktu notarialnego. Umowa najmu instytucjonalnego, oraz instytucjonalnego z dojściem do prawa własności zawierają w swej treści oświadczenie najemcy, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy w terminie wskazanym w żądaniu, oraz przyjmuje do wiadomości, że w razie konieczności wykonania opróżnienia lokalu prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego mu nie przysługuje.

   4. Dokumenty do zawarcia umowy.

   Aby zawrzeć którąkolwiek z opisywanych umów, wynajmujący musi posiadać tytuł prawny do nieruchomości. Na tym etapie wspomnę, że w przypadku najmu instytucjonalnego z dojściem do prawa własności, wiarygodność wynajmującego jest wzmocniona, gdyż konstrukcja prawna umowy określa dla wynajmowanego lokalu, założenie księgi wieczystej z wpisem do niej prawa własności.

   Do umowy najmu okazjonalnego lokalu najemca przedstawia następujące dokumenty:

   a. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu,

   b. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu;

   c. oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o którym mowa w punkcie powyżej, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym.

5. Czas trwania poszczególnych umów.

Postawą zasadą zawierania umowy najmu okazjonalnego jest określony czas jej trwania. Co więcej, ustawa ogranicza ten okres jedynie do 10 lat.

W przypadku najmu instytucjonalnego, umowę można zawierać na czas określony, jednak z wyłączeniem stosowania art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego przewidującego, iż najem zawarty na czas dłuższy niż 10 lat poczytuje się, po upływie tego terminu, za zawarty na czas nieoznaczony. Dlatego możliwe jest zawieranie umów na dłuższy czas oznaczony, np. na 20, 30 lat, a nawet dłużej. Długość stosunku najmu w takich przypadku będzie wynikać – w przypadku najemców zawierających z operatorem mieszkaniowym równoległe umowy zakupu najmowanego mieszkania – z okresu spłaty ceny zakupu lokalu.

W przypadku najmu instytucjonalnego z dojściem do własności, umowa zawierana jest na czas oznaczony. Przepisu który dotyczy przedłużania najmu z art. 661 § 1 nie stosuje się w przypadku tej umowy.

6. Kaucja

Zawarcie zarówno umowy najmu okazjonalnego, jak i umowy najmu instytucjonalnego może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej. Spełnia ona funkcję zabezpieczającą należność z tytuły najmu przysługujące wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.