Dokumentacja pracownicza po zmianach

Ogólne

PROWADZENIE AKT PRACOWNICZYCH – ZMIANY W PRZEPISACH OD 1.01.2019r.

W związku z wejściem w życie z dniem 1.01.2019 r. nowych przepisów dotyczących akt pracowniczych w poniższym artykule przedstawię zasady określające prowadzenie akt pracowniczych. W dalszej części skupię się na omówieniu przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza następujące zmiany dotyczące powstania nowej części D akt osobowych.

NOWA CZĘŚĆ „D” AKT OSOBOWYCH

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej zwanego dalej rozporządzeniem, jedną ze zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie dodatkowej części do akt osobowych, tj. części D, która zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Z uwagi na specyfikę części D, Ustawodawca przewidział w tym przypadku możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło bądź na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej, lub np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Zgodnie rozporządzeniem, dokumenty które znajdują się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Pisma dotyczące pierwszej kary przechowuje się w części D1, kolejne odpowiednio D2, D3 itd. Dokumenty w każdej części muszą być ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane, a wykaz tych dokumentów musi dotyczyć każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

CZEŚĆ „A” AKT OSOBOWYCH

Zgodnie z rozporządzeniem w części A przechowuje się oświadczenia albo dokumenty które dotyczą danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na lekarskie badania i orzeczenia lekarskie które dotyczą wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (zgodnie z art. 229 § 1, pkt 1, 1(1) i 1(2) Kodeksu pracy).

Gromadzenie i przechowywanie takich oświadczeń i dokumentów dotyczyć będzie przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z kandydatem ubiegającym się o zatrudnienie.

Art. 229. [Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie]

§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem § 1(1), podlegają:

1)osoby przyjmowane do pracy;

(…)

§ 1(1). Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;

2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

§ 1(2). Przepis § 1(1) pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.

Omawianie rozporządzenie nie zawiera katalogu dokumentów, które pracodawca miałby przechowywać w części A akt osobowych, ale w związku z praktyką wynikającą z przepisów, które obowiązywały do 31.12.2018, w tej części nadal będą przechowywane dokumenty które potwierdzają kwalifikacje oraz doświadczenie pracownika, takie jak: świadectwo lub świadectwa pracy, dyplom lub świadectwo ukończonej szkoły oraz dokument zawierający dane osobowe pracownika.

Dokumentem tym może też być kwestionariusz osobowy (jak miało to miejsce do 31.12.2018) lub oświadczenie w postaci kwestionariusza, które zawiera dane osobowe, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie zgodnie art. 22(1) Kodeksu pracy.

Przepisy wskazują, że można nadal posługiwać się obowiązującymi do 31.12.2018 pomocniczymi wzorami kwestionariuszy, ale dostosowując je do nowych przepisów. Natomiast po wejściu w życie zmian, zamieszczonych w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, ww. dokumenty lub oświadczenia będą obejmowały dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, których katalog zostanie zmodyfikowany na mocy tej ustawy (projektowany art. 22(1) – 22(1b)).

Art. 4. W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608 i 1629) wprowadza się następujące zmiany:

1) art. 22(1) otrzymuje brzmienie:

„Art. 22(1). § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;

  2. datę urodzenia;

  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

  4. wykształcenie;

  5. kwalifikacje zawodowe;

  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

  1. 4) wykształcenie i i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Ustawodawca wyraźnie bowiem wskazuje, że w części A akt osobowych należy przechowywać nie tylko orzeczenia lekarskie, ale także skierowania na badania lekarskie w przypadku osób:

  • przyjmowanych kandydatów do pracy, (w przypadku takim konieczne jest wykonanie wstępnych badań lekarskich i przedłożenie do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie; pracodawca przechowuje również egzemplarz skierowania do wykonania tych badań lekarskich),

  • przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po wygaśnięciu lub rozwiązaniu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; ( w przypadku takim, nie ma konieczności ponownego kierowania pracownika do wykonania wstępnych badań lekarskich, a w części A akt osobowych, bez zmian, przechowuje się uzyskane uprzednio przez pracownika aktualne orzeczenie lekarskie i skierowanie do wykonania badań lekarskich),

  • przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po wygaśnięciu lub rozwiązaniu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, (w przypadku takim, pracownik przedkłada do nowego pracodawcy – aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zakładu pracy, które wykonał w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich oraz skierowanie do wykonania tych badań),

  • przyjmowanych do pracy, ale pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (w przypadku takim, pracownik przedkłada do nowego pracodawcy – aktualne orzeczenie lekarskie, które wykonał w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich z zakładu pracy, w którym jest równolegle zatrudniony oraz skierowanie do wykonania tych badań).

Zasada minimalizacji danych w art. 5 ust. 1 lit c. rozporządzenia 2016/679 (RODO), mówi aby w aktach osobowych pracownika przechowywać kopie tylko tych dokumentów, które będą istotne dla realizacji uprawnień lub obowiązków pracownika albo pracodawcy (np. kopie świadectwa pracy celem ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego), a nie wszystkie (nie ma bowiem podstaw do gromadzenia np. kopii dowodu osobistego pracownika, tym bardziej, iż dochodzi w ten sposób do przetwarzania wizerunku pracownika).

CZĘŚĆ „B” AKT OSOBOWYCH

Część B zawiera oświadczenia albo dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • dokumenty lub oświadczenia dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (oświadczenia takie będą mogły mieć postać dotychczasowych, zaktualizowanych kwestionariuszy lub oświadczenia pracownika, w którym pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy),

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – również potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

  • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w formie tej określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

  • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138) )np. pismo informujące o dodatkowych uprawnieniach z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pismo informujące o dodatku za uciążliwe warunki pracy; ).
    W części B akt osobowych musi się znaleźć:

  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

    – z treścią regulaminu pracy (art. 104(3) § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

  • – z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(4) § 3 Kodeksu pracy),

  • – z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.

  • potwierdzenie poinformowania pracownika:

  • – o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 Kodeksu pracy),

  • – o warunkach zatrudnienia (art. 29(1) § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 Kodeksu pracy), (w przypadku delegacji pracownika do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc),

  • – o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),(jeżeli w zakładzie pracy jest zastosowany monitoring poczty elektronicznej lub monitoring wizyjny),

  • – o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (zgodnie art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

  • – potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

  • Ponadto w części B akt osobowych muszą się znaleźć:

  • dokumenty które potwierdzają ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków płacy lub pracy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 Kodeksu pracy),

  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane z uzupełnianiem lub zdobywaniem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

  • dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182(1e) Kodeksu pracy),

  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186(7) Kodeksu pracy),

  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189(1) Kodeksu pracy),

  • Art. 189(1). [Zakaz kumulacji uprawnień związanych z rodzicielstwem]

  • Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 186(7) § 1 i art. 188 może korzystać jedno z nich.

Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem, w części B akt osobowych mają się znaleźć dokumenty, które potwierdzają przekazanie pracownikowi informacji, których pracodawca jest obowiązany udzielić na mocy przepisów Kodeksu pracy, a także oświadczenia pracowników potwierdzające zapoznanie się z dokumentami, z którymi pracodawca powinien pracownika zapoznać.

Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 Kodeksu pracy),

  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

  • – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), (w przypadku pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe w trakcie zatrudnienia)

  • – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy),

  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101(1) § 1 Kodeksu pracy),

  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151(7) § 6 Kodeksu pracy),

  • dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest bowiem wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi kodeks pracy lub inne przepisy. Wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w części B akt osobowych, w tym również oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych.

W części C akt osobowych muszą się znaleźć:

W części C znajdują się bowiem oświadczenia oraz dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (zgodnie art. 171§ 3 kodeksu pracy),

  • kopia wydanego świadectwa pracy,

  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

  • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101(2) § 1 Kodeksu pracy),

  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

AKTA OSOBOWE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie formie – papierowej albo elektronicznej. Dodać należy, że możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wynika z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Art. 1. ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza następujące zmiany do kodeksu pracy w art.94, dodano pkt 9a i 9b, które otrzymują brzmienie:

  • 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
  • 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”

Zgodnie z rozporządzeniem, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 rozporządzenia;

  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4 rozporządzenia;

  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Taki system ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

  1. Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Pracowniczą dokumentację prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły spełnione są łącznie następujące warunki:

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

  3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

  2. opracowaniu oraz stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Papierowa dokumentacja – odwzorowanie cyfrowe.

Pomimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby w przypadku, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W przypadku takim, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, upoważniona osoba przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, który zapewni czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracodawca pomimo prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, będzie nadal musiał wydawać pracownikowi egzemplarz pisma, np. dotyczący podwyżki.

Pracownik w przypadku takim będzie odbierał dokument od pracodawcy w sposób i w terminie uzgodnionym bezpośrednio z pracodawcą.

W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika, jego pracodawca będzie mógł zniszczyć ten dokument w taki sposób aby uniemożliwić odtworzenie jego treści.

Dla porządkowych celów, praktyką dobrą będzie umieszczenie stosownych zapisów w treści regulaminów pracy, po to aby pracownik nie miał jakichkolwiek wątpliwości w jaki sposób i w jakim terminie powinien odebrać egzemplarz kierowanego pisma do niego.

Ustawodawca wprowadził również zapis o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika. Otóż od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ( Dz. U. 2018r. poz.2369)

2. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. (Dz. U. 2018 poz. 357)

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy,( tekst jednolity Dz.U. 2018 poz. 917)

Ryszard Michalak